Správa firemních procesů a rutinních úkolů je jednou z
největších výzev, kterým čelí malé i velké podniky. Čas strávený manuálním
zadáváním dat, sledováním termínů a kontrolou úkolů může být lépe využit na
strategické činnosti, které skutečně posouvají firmu vpřed. Řešení? Automatizace
procesů prostřednictvím moderních CRM systémů, jako je Bohemia CRM postavené
na Model Driven Power Apps v prostředí Microsoft 365.
V tomto článku se podrobně podíváme na to, co všechno lze
díky CRM zautomatizovat, jaké výhody to přináší a proč je právě Bohemia CRM
ideálním řešením pro český trh.
Co je automatizace v CRM a proč ji využít?
Automatizace v CRM znamená delegování opakujících se úkolů
na systém. Místo toho, aby zaměstnanci trávili hodiny manuální prací, CRM
systém provede tyto činnosti automaticky. To zahrnuje například:
- Sledování
komunikace s klienty – evidence e-mailů, telefonátů nebo schůzek na
jednom místě.
- Automatické
generování dokumentů – nabídky, faktury nebo objednávky vytvořené na
základě přednastavených šablon.
- Upozornění
na důležité termíny – například blížící se schůzky, uplynutí platnosti
smluv nebo termíny splatnosti.
- Zpracování
leadů – automatické přiřazení potenciálních zákazníků konkrétním
obchodníkům nebo týmům.
- Notifikace
a připomínky – upozornění na úkoly nebo aktivity přímo v kalendáři či
prostřednictvím e-mailu.
Díky těmto nástrojům se výrazně snižuje riziko chyb, zvyšuje
se efektivita týmů a firmy mají lepší přehled o svých aktivitách.
Co všechno lze zautomatizovat s Bohemia CRM?
Systém Bohemia
CRM, který staví na technologii Microsoft Power Platform, nabízí
široké možnosti automatizace. Níže uvádíme konkrétní příklady, jak mohou firmy
využít automatizaci rutinních úkolů ve svém každodenním provozu.
1. Automatizace obchodních procesů
Díky přednastaveným obchodním procesům dokáže Bohemia
CRM Professional zjednodušit a zpřehlednit kompletní obchodní cyklus:
- Správa
leadů – sledování nových potenciálních zákazníků, jejich kategorizace
a přiřazení odpovědným obchodníkům.
- Sledování
obchodních případů – systém automaticky eviduje stav jednotlivých
případů, od první schůzky až po uzavření obchodu.
- Generování
nabídek a objednávek – na základě předdefinovaných šablon lze během
pár kliknutí vytvořit dokumenty přímo v CRM.
2. Automatická synchronizace e-mailů a kalendářů
Bohemia
CRM je plně integrované s aplikacemi Microsoft 365, jako je Outlook
nebo Teams. To znamená, že:
- Veškerá
e-mailová komunikace s klienty je automaticky přiřazena ke konkrétním
kontaktům nebo obchodním případům.
- Schůzky
naplánované v kalendáři se synchronizují s CRM a naopak.
- Systém
automaticky upozorní na blížící se schůzky, termíny nebo změny v
kalendáři.
3. Automatizace správy dat
Udržování aktuálních a přesných dat je klíčové pro efektivní
fungování firmy. S funkcemi, jako je časová osa, dokáže Bohemia CRM:
- Sledovat
historii komunikace – všechny e-maily, telefonáty, schůzky nebo úkoly
jsou automaticky zaznamenány na jednom místě.
- Eliminovat
duplicity – systém detekuje a slučuje duplicitní záznamy, což
zajišťuje čistotu databáze.
- Připomínat
důležité události – například blížící se termíny smluv nebo narozeniny
klientů.
4. Automatické reporty a analýzy
Díky integrovaným analytickým nástrojům poskytuje Bohemia
CRM jasný přehled o výkonu firmy:
- Automaticky
generované reporty o prodeji, výkonnosti týmu nebo stavu obchodních
případů.
- Interaktivní
dashboardy zobrazující klíčové metriky a trendy.
- Analýza
prodejního trychtýře, která pomáhá identifikovat slabá místa v obchodním
procesu.
5. Automatizace dokumentů
Se šablonami v Bohemia
CRM Professional lze snadno vytvářet:
- Nabídky
a faktury na základě dat uložených v systému.
- Personalizované
e-maily a dokumenty pro jednotlivé klienty.
- Hromadné
e-maily a kampaně cílené na konkrétní skupiny zákazníků.
Všechny dokumenty lze exportovat do různých formátů nebo
odeslat přímo z aplikace.
Výhody automatizace s Bohemia CRM
1. Úspora času
Automatizace rutinních úkolů umožňuje zaměstnancům
soustředit se na důležitější činnosti. Například obchodník nemusí ručně zadávat
každou schůzku nebo e-mail – systém to udělá za něj.
2. Snížení chybovosti
Ruční zadávání dat je náchylné k chybám. Automatizované
procesy eliminují riziko překlepů, zapomenutých úkolů nebo duplicitních
záznamů.
3. Zvýšení produktivity
Díky automatickému sledování úkolů, generování dokumentů a
synchronizaci dat mají týmy více času na kreativní a strategické aktivity.
4. Lepší spolupráce
S jedním centrálním zdrojem dat mohou týmy efektivněji
spolupracovat, sdílet informace a koordinovat aktivity.
5. Flexibilita a škálovatelnost
Ať už jste malá firma nebo velká korporace, Bohemia CRM
roste s vašimi potřebami. Díky 1 000 GB úložišti a širokým možnostem
přizpůsobení je ideální pro firmy všech velikostí.
Proč zvolit Bohemia CRM?
Bohemia
CRM je postavené na nejmodernějších technologiích Microsoft
Power Platform a nabízí přirozenou integraci s aplikacemi Microsoft
365. Díky tomu je nejen uživatelsky přívětivé, ale také vysoce bezpečné a
spolehlivé. Data jsou uložena v špičkových datových centrech Microsoftu, což
zajišťuje jejich maximální ochranu.
Kromě toho poskytuje Bohemia CRM českým firmám
komplexní podporu, ať už jde o implementaci systému, školení uživatelů nebo
konzultace. Firmy tak získají nejen silný nástroj pro automatizaci, ale také
partnera, který je provede celým procesem digitalizace.
Závěr
Automatizace rutinních úkolů je klíčem k efektivnějšímu podnikání. Systémy jako Bohemia CRM Professional dokážou zjednodušit každodenní činnosti, zlepšit spolupráci týmů a zvýšit spokojenost zákazníků. Pokud hledáte způsob, jak ušetřit čas, snížit chybovost a získat lepší přehled o svých aktivitách, je Bohemia CRM tou správnou volbou.